Di tempat saya bekerja, ada salah satu rutinitas harian yang wajib dilakukan oleh setiap karyawan, yaitu mengirimkan laporan pekerjaan harian melalui email. Laporan ini dikirim setiap hari kerja kepada General Manager dan Manager masing-masing divisi, serta di-cc ke pihak manajemen dan Personal Assistant (PA).
Setiap pagi, PA akan merekap seluruh laporan yang sudah masuk dari hari sebelumnya. Jika ada karyawan yang lupa mengirimkan laporan atau lupa men-cc PA, biasanya PA akan mengirimkan pengingat secara langsung kepada karyawan tersebut.
Saya sendiri pernah mengalami hal itu — lupa men-cc PA. Esok paginya saya pun menerima pengingat via pesan. Dari kejadian itu saya mulai berpikir, apakah ada cara agar pengiriman email tidak lagi lupa cc?
Saya kemudian bertanya pada salah satu senior support di Excellent, dan ternyata jawabannya ada! Kita bisa membuat yang namanya Contact Group di email Zimbra. Dengan fitur ini, kita hanya perlu mengetik satu nama (misalnya “Laporan Harian”), dan semua alamat email yang perlu dikirimi akan otomatis terisi. Sangat praktis, hemat waktu, dan membantu menghindari kelalaian seperti lupa mencantumkan alamat cc yang penting.
Langkah-Langkah Membuat Contact Group di Zimbra
1. Buka Menu “Contacts”
Klik tab Contacts di bagian atas halaman utama email Zimbra. Di sini kamu akan menemukan semua kontak yang tersimpan, termasuk grup-grup yang pernah dibuat.
2. Pilih “New Contact Group”
Klik tanda panah kecil di sebelah tombol “New Contact”, lalu pilih Contact Group dari daftar pilihan.
3. Atur Daftar Kontak
* Berikan nama pada grup (contohnya: Laporan Harian)
* Gunakan fitur Find atau kolom pencarian untuk mencari alamat email yang ingin dimasukkan
* Jika sudah ditemukan, klik Add
* Ulangi langkah ini untuk menambahkan email lainnya
* Setelah semua kontak ditambahkan, klik Save
Kini, setiap kali ingin mengirim laporan harian, kamu cukup mengetik nama grup di kolom To atau Cc. Semua alamat tujuan langsung terisi otomatis.
Contact Group vs. Distribution List di Zimbra – Apa Bedanya?
Selain Contact Group, Zimbra juga memiliki fitur lain yang mirip, yaitu Distribution List. Sekilas terlihat sama, tetapi sebenarnya ada perbedaan penting antara keduanya:
Jadi, jika kamu hanya ingin mempermudah pengiriman email pribadi secara rutin, Contact Group sudah sangat cukup. Tapi jika kamu ingin satu alamat yang bisa digunakan bersama oleh banyak orang, kamu bisa meminta tim IT atau admin Zimbra untuk membuatkan Distribution List.